CONCIERGE FORPLEJNING udvider funktionaliteten i Microsoft Outlook's mødeindkaldelse med et services faneblad, hvorfra det er let at bestille og booke forplejning, services til møder, registrere gæster, angive mødetype, mødeansvarlig, betalingsansvarlig, etc.

Køkkenet vil modtage bestillinger i deres Microsoft Outlook indbakke, hvorfra de kan acceptere eller afslå en bestilling samt trække rapporter over for eksempel dagens ordrer og vareforbrug.

FUNKTIONER I CONCIERGE FORPLEJNING

Mødebookeren

• Mødeforplejning bookes direkte gennem Microsoft Outlook's mødeindkaldelse.
• Når mødeindkaldelsen sendes får køkkenet en bestilling i deres Microsoft Outlook indbakke.
• Kan skrive en tekstbesked til køkkenet, der er relateret til bestillingen.
• Kan bestille forplejning til gentagne aftaler.
• Kan definere en mødeansvarlig og betalingsansvarlig.
• Kan booke på vegne af andre.
• Rettelser og annulleringer af bestillinger foretages i mødeindkaldelsen og bliver automatisk sendt til køkkenet.
• Kan angive mødetype (fx Kursus, almindelig etc.).
• Kan angive hvem mødet skal faktureres til på afdelingsniveau og kontonummer.
• Angiver om det er et internt eller eksternt møde med gæster.
• Får udfyldt alle bestillinger korrekt, så køkkenet ikke er i tvivl om leveringssted, betalingsansvarlig, mødeansvarlig etc.
• Kan angive leverings- og afhentningstidspunkt.
• Kan foretage flere separate bestillinger til samme møde, for eksempel en morgenmads- og en frokostbestilling.
• Kan angive et offentligt mødeemne samt et alternativt mødeemne som kun mødedeltagerne kan se.

Køkkenet

• Kantinen modtager bestillinger direkte i Microsoft Outlook's indbakke.
• Kan acceptere eller afslå en bestilling.
• Kan skrive en kommentar tilbage til mødeindkalderen.
• Kan rette i bestillingen hvis for eksempel en sidste øjebliks bestilling modtages eller hvis eventuelle returvarer skal tilbageregnes.
• Får et komplet overblik over bestillinger gennem rapporter. Køkkenet kan for eksempel udtrække en liste over vareforbrug eller over dagens bestillinger, hvor det fremgår, hvad der skal leveres hvor og hvornår.
• Får et langt større overblik over de kommende ugers ordrer og reservationer samt over ordrebeholdningen.
• Kan på alle tidspunkter vælge at sende en besked til mødearrangøren, og kan desuden redigere eller annullere en bestilling.
• Kan udtrække diverse rapporter - for eksempel en ordreliste over bestillinger, en vareliste der viser hvad der skal indkøbes og faktureringslister til brug for afregning.
• Kan styre udbuddet og oprette varer med for eksempel priser, beskrivelser og angivelse af minimum bestilling.
• Kan oprette ordrer ad hoc til en medarbejder i de tilfælde hvor medarbejderen har glemt at gøre det.

Opsætningen

• Mulighed for eksport af data gennem modulet CONCIERGE EKSPORT.
• Fleksibel opsætning af konterings- og betalingsdimensioner. 
• Mulighed for at reservere tid på mødelokalernes kalendere mellem hver reservering, så der mellem møderne er tid til afrydning/opdækning
• På hvert varenummer kan der angive en række regler, for eksempel bestillingsvarsel, tilgængelighed ved interne og eksterne møder med gæster, hvilke mødelokaler varen skal kunne leveres til, etc.
• Udpeg eventuelle mødelokaler hvor der ikke skal kunne leveres forplejning.